Kommt es auf einem Spielplatz oder an einer Fitnessanlage zu einem Unfall, wird als Erstes nach dem Prüfbericht gefragt. Dann zählt nicht, ob er schön aussieht, sondern ob er belegt, dass ordentlich geprüft und auf Mängel reagiert wurde. Diese acht Fehler machen Berichte angreifbar.
1. Anlage und Gerät nicht eindeutig benannt
Warum das gefährlich ist: „Schaukel, Spielplatz Nord“ – welche Schaukel? Gibt es zwei, lässt sich später nicht mehr nachweisen, welches Gerät geprüft wurde.
So machen Sie es richtig: Jede Anlage und jedes Gerät bekommt eine feste Bezeichnung oder Nummer, dazu Hersteller und Baujahr. Ein Lageplan oder Übersichtsfoto hilft zusätzlich.
2. Art der Inspektion und Prüfgrundlage fehlen
Warum das gefährlich ist: Ohne Angabe ist unklar, ob es eine Sichtkontrolle oder eine Hauptinspektion war – und damit, wie gründlich geprüft wurde.
So machen Sie es richtig: Im Kopf des Berichts stehen Inspektionsart, Datum, Prüfgrundlage (z. B. DIN EN 1176 oder DIN EN 16630) und der Prüfumfang.
3. Mängel ohne Foto
Warum das gefährlich ist: Eine Beschreibung wie „Kette verschlissen“ ist schwer nachprüfbar. Ohne Foto lässt sich später weder der Zustand noch der Fortschritt eines Schadens belegen.
So machen Sie es richtig: Zu jedem Mangel mindestens ein Foto, bei Bedarf mit Maßstab oder Detailaufnahme.
4. Keine Einstufung, keine Frist, kein Verantwortlicher
Warum das gefährlich ist: Ein Mangel ohne Dringlichkeit bleibt liegen. Im Schadensfall wird gefragt, warum ein bekannter Mangel nicht behoben wurde.
So machen Sie es richtig: Jeden Mangel nach Gefährdung einstufen, eine Frist setzen und festlegen, wer ihn behebt. Bei akuter Gefahr: Gerät sofort sperren und das dokumentieren.
5. Behebung nicht dokumentiert
Warum das gefährlich ist: Der Bericht zeigt den Mangel, aber nirgends steht, dass er behoben wurde. Für Außenstehende ist er damit weiterhin offen.
So machen Sie es richtig: Die Behebung mit Datum, Name und am besten einem Foto festhalten und bei der nächsten Prüfung bestätigen.
6. Pauschale Formulierungen und kopierte Vorjahresberichte
Warum das gefährlich ist: „Alles in Ordnung“ ohne Einzelpunkte oder ein Bericht, der dem Vorjahr Wort für Wort gleicht, wirkt im Ernstfall wie eine Prüfung, die nicht stattgefunden hat.
So machen Sie es richtig: Prüfpunkte einzeln abhaken und nur echte Befunde beschreiben. Wiederkehrende Formulierungen sind in Ordnung, wenn sie zum aktuellen Befund passen.
7. Prüfer und Qualifikation fehlen
Warum das gefährlich ist: Wer hat geprüft, und war die Person für diese Inspektionsart qualifiziert? Bleibt das offen, ist der Bericht wenig wert.
So machen Sie es richtig: Name des Prüfers, Qualifikation (z. B. qualifizierter Spielplatzprüfer nach DIN 79161-1) und Unterschrift oder Freigabe gehören in jeden Bericht.
8. Bericht nicht auffindbar
Warum das gefährlich ist: Fotos auf dem Handy, Bericht im E-Mail-Postfach, Mängelliste im Excel – nach zwei Jahren findet niemand mehr den Nachweis.
So machen Sie es richtig: Alle Prüfungen einer Anlage an einer Stelle ablegen, mit vollständiger Historie, sodass sie auch Jahre später abrufbar sind.
In OutCheck: Kopfdaten wie Datum, Berichtsnummer und Prüfer werden automatisch gesetzt. Jede Prüfung hängt mit Fotos, Mängelstufe und Frist an der Anlage, und die Prüfhistorie zeigt alle früheren Berichte. Der PDF-Bericht trägt Ihren Briefkopf und Ihr Logo.
Dieser Beitrag ist ein Praxisüberblick und keine Rechtsberatung.