Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Outgym GmbH, Bgm.-Georg-Reck-Str. 3, 91336 Heroldsbach
vertreten durch den Geschäftsführer Michael Meindl
E-Mail: info@outgym.de · Telefon: 09190 / 9958-544

Datenschutzbeauftragter

Eine gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) besteht für uns nicht. Ihr Ansprechpartner für alle Fragen zum Datenschutz ist Michael Meindl, erreichbar unter info@outgym.de oder 09190 / 9958-544.

2. Grundsätze dieser Website

• Wir setzen keine Analyse- oder Marketing-Tools und keine Tracking-Cookies ein.
• Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; es erfolgt keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Schriftdiensten.
• Die Anlagenkarte und die Beispielansichten laden keine externen Kartendienste und verarbeiten fiktive Daten ausschließlich in Ihrem Browser.

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browser und Betriebssystem. Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb). Die IP-Adresse wird in den Logfiles nur gekürzt gespeichert, sodass sie keiner Person mehr zugeordnet werden kann. Die Logfiles werden nur so lange aufbewahrt, wie es für den sicheren Betrieb erforderlich ist.

Hosting-Anbieter: ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland. Die Server stehen in Deutschland. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Kontaktformular und Demo-Anfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Organisation, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Organisationstyp, Anwendungsbereich, Anliegen und Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls eine Demo oder einen Testzugang abzustimmen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertragsabschluss gerichtet ist; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Ihre Angaben werden an unsere eigene Automatisierungsinstanz (n8n) übermittelt, die auf einem gemieteten Server der Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaka, Zypern, betrieben wird (Serverstandort: Frankfurt am Main, Deutschland). Dort wird die Anfrage in einer Tabelle gespeichert und per E-Mail an unser Postfach weitergeleitet. Für den E-Mail-Versand nutzen wir Google Workspace / Gmail der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA kann nicht ausgeschlossen werden; sie erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Mit beiden Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Wir löschen Ihre Daten, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, spätestens nach 12 Monaten. Kommt es zu einem Vertrag, gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Zum Schutz vor automatisierten Spam-Einträgen nutzen wir ein unsichtbares Prüffeld und prüfen, wie lange das Ausfüllen gedauert hat. Außerdem begrenzen wir die Zahl der Anfragen je IP-Adresse; die IP-Adresse wird dafür höchstens eine Stunde im Arbeitsspeicher der Instanz vorgehalten und nicht mit der Anfrage gespeichert. Es werden keine Cookies gesetzt und keine Captcha-Dienste eingebunden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch).

5. Demo-Zugang

Wenn Sie einen Demo-Zugang anfordern, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Organisation. Die Angaben werden wie unter Ziffer 4 beschrieben an unsere n8n-Instanz übermittelt, gespeichert und an unser Postfach weitergeleitet. Zusätzlich legen wir damit Ihr Demo-Konto in der OUTCHECK-App an (Ziffer 6) und senden Ihnen einen persönlichen Anmeldelink per E-Mail. Wir nutzen die Angaben außerdem, um Sie zu Ihren Fragen rund um die Demo zu kontaktieren. Werbung per E-Mail erhalten Sie darüber hinaus nur mit gesonderter Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des angeforderten Demo-Zugangs, vorvertragliche Maßnahme). Die Demo endet nach 14 Tagen. Wir löschen die Angaben spätestens 12 Monate nach Ende der Demo, sofern daraus kein Vertrag entsteht.

6. OUTCHECK-App (app.outcheck.de)

Anmeldung: Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über einen Anmeldelink oder Code, den wir an Ihre E-Mail-Adresse senden. Wir verarbeiten dafür Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Zeitpunkt der Anmeldung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Datenbank und Server: Konten und die in der App erfassten Daten werden bei Supabase Inc. gespeichert, ausschließlich in Rechenzentren in Frankfurt am Main (Region eu-central-1). Da Supabase ein Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU ist, kann ein Zugriff aus einem Drittland nicht vollständig ausgeschlossen werden; er ist durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) abgesichert. Die App selbst wird von ALL-INKL.COM (siehe Ziffer 3) ausgeliefert.

E-Mails der App (Anmeldelink, Einladungen, Bestätigungen) versenden wir über den Mailserver von ALL-INKL.COM in Deutschland mit dem Absender noreply@outcheck.de.

Speicherung auf dem Gerät: Damit Sie auch ohne Internetverbindung prüfen können, speichert die App Ihre Anmeldung sowie Prüfdaten und Fotos im Speicher Ihres Browsers bzw. Geräts und gleicht sie bei Verbindung mit dem Server ab. Diese Speicherung ist für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

KI-Unterstützung bei Foto-Erkennung und Import: Wenn Sie beim Anlegen eines Geräts Fotos aufnehmen oder einen Import selbst starten („Mit KI lesen“ bei Excel-/CSV-Listen, „Alter Prüfbericht (PDF)“), werden die Fotos bzw. die Datei über unseren Server in Frankfurt an die Anthropic PBC, San Francisco (USA), übermittelt. Ein KI-Modell schlägt daraus Angaben vor – z. B. Geräteart, Hersteller, Seriennummer und Baujahr oder Betreiber, Anlage, Geräte, Prüfdatum und Mängel. Alte Prüfberichte enthalten in der Regel auch Namen und Kontaktdaten (Prüfer, Ansprechpartner des Betreibers); diese werden ausgelesen und beim Betreiber gespeichert. Sie prüfen und bestätigen alle Angaben vor dem Speichern. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); nach Angaben des Anbieters werden die Daten nicht zum Training verwendet und nur kurzzeitig gespeichert. Die Nutzung ist freiwillig – alle Angaben lassen sich auch von Hand eintragen. Bitte fotografieren Sie möglichst keine Personen.

Daten, die Sie für Ihre Betreiber und Anlagen erfassen (z. B. Namen von Prüfern und Ansprechpartnern, Fotos, Prüfergebnisse), verarbeiten wir in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Einzelheiten finden Sie unter Auftragsverarbeitung.

7. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website setzt derzeit keine Cookies und speichert keine Informationen auf Ihrem Endgerät, die nicht für die Darstellung zwingend erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich. Details: Cookie- und Tracking-Informationen.

8. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der für uns zuständigen Behörde: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

9. Datensicherheit

Diese Website wird ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS) ausgeliefert.

10. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald neue Dienste eingesetzt werden oder sich die Rechtslage ändert – insbesondere vor einem eventuellen Einsatz von Analyse-Tools.